Portfolio-Ordnung ist kein Projekt, sondern ein Rhythmus: Einmal muss sie richtig aufgebaut werden, danach hält sie eine strukturierte Stunde pro Jahr instand. Dieser Artikel bringt diese sechzig Minuten in einen Fahrplan – sie funktionieren gerade deshalb, weil sie kurz sind.
- Der Anker der jährlichen Überprüfung ist die Fälligkeitstabelle: 2–3 Monate vor der Hauptfälligkeit sollten Sie sich zusammensetzen.
- Fünf Fragen bilden den Fahrplan: Was hat sich geändert, stimmen die Werte, stimmen die Deckungssummen, was haben wir aus Schäden gelernt, muss ausgeschrieben werden?
- Am Ende der Routine stehen immer eine Entscheidung und eine Notiz – die Überprüfung im nächsten Jahr lebt von der diesjährigen.
Wann und mit wem?
Das Timing gibt die Fälligkeitstabelle vor: 2–3 Monate vor dem Kündigungsfenster des wichtigsten Vertrags – so bleibt, falls die Überprüfung einen Schritt erfordert, Zeit, Angebote einzuholen und ordnungsgemäß zu handeln. Die Beteiligten: der interne Verantwortliche (Geschäftsführung oder Finanzverantwortlicher), bei strittigen Punkten der Buchhalter (Buchhalter und Makler) und der Makler, der die Marktseite einbringt.
Die fünf Fragen
1. Was hat sich im Unternehmen verändert? Mitarbeiterzahl, Standort, Tätigkeit, Umsatz, größere Anschaffungen – was sich geändert hat und nicht gemeldet ist, gehört jetzt geregelt: Änderungsmeldung. 2. Stimmen die Werte? Wiederbeschaffungswert der Vermögensgegenstände, Bestandsniveaus, Neubaukosten des Gebäudes – schon Inflation und Marktbewegung allein können sie veralten lassen: Unterversicherungs-Check. 3. Stimmen Deckungssummen und Selbstbeteiligungen? Sind die Haftpflicht-Deckungssummen noch an die Partnererwartungen angepasst, die Selbstbeteiligungen an die Belastbarkeit des Unternehmens? 4. Was haben wir aus Schäden gelernt? Die jährliche Schadenerfahrung in eine Deckungsentscheidung übersetzen: Einbindung der Lehren aus Schäden. 5. Muss ausgeschrieben werden? Nicht jedes Jahr muss alles neu ausgeschrieben werden – aber ein Blick lohnt sich jedes Jahr: Wo hat sich der Markt bewegt, wo hat sich das Preis-Leistungs-Verhältnis verschlechtert?
Der Abschluss: Entscheidung und Spur
Die Überprüfung ist nur dann etwas wert, wenn sie mit einer Entscheidung endet: was wir belassen, was wir anpassen, was wir ausschreiben – mit Verantwortlichem und Frist, zurück in die Fälligkeitstabelle. Und mit einer Fünf-Minuten-Notiz: was wir uns angesehen, was wir gefunden, was wir entschieden haben. Im nächsten Jahr wird diese Notiz zur Nummer-eins-Beschleunigung. Steht die Routine noch nicht, lohnt es sich, die erste Runde mit einer Durchleuchtung zu beginnen: der Ablauf der Portfolio-Durchleuchtung – danach ist die Jahresstunde wirklich nur noch eine Stunde.
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