Firmenversicherungen leben auf zwei Schreibtischen: dem des Maklers, der das Risiko und den Markt im Blick hat, und dem des Buchhalters, der die Zahlen und die Abrechnung sieht. Das Portfolio ist wirklich in Ordnung, wenn die beiden Schreibtische miteinander sprechen – das Nicken von Bea, der Buchhalterin, ist keine Formalität, sondern ein Qualitätssiegel.
- Aufgabe des Maklers ist die Deckung: wogegen, zu welchem Preis, unter welcher Bedingung. Aufgabe des Buchhalters ist die Abrechnung: wie all das in den Büchern erscheint.
- Die steuerliche und buchhalterische Behandlung richtet sich nach den jeweils geltenden Steuervorschriften – das ist immer mit dem Buchhalter abzustimmen, der hier das letzte Wort hat.
- Eine gemeinsame Runde pro Jahr – vor der Fälligkeit – beugt den meisten Missverständnissen vor.
Wer sieht was – und was nicht?
Der Makler sieht die Risikoseite: was gedeckt ist, was nicht, wo das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt, was Partner oder Bank verlangen. Was er nicht sieht: die steuerliche Situation des Unternehmens, die lohnseitigen Auswirkungen der Zusatzleistungen, die Feinheiten der Abrechnung. Der Buchhalter sieht es genau umgekehrt: Bei ihm laufen alle Rechnungen und Lohnunterlagen zusammen, aber den Inhalt der Policen – Deckungssummen, Ausschlüsse – zu kennen ist nicht seine Aufgabe. Der Fehler passiert typischerweise im Niemandsland dazwischen: die als Zusatzleistung eingeführte Deckung, von der der Buchhalter erst im Nachhinein erfährt; der als Kosten verbuchte Posten, dessen Einordnung fraglich ist. Die Lösung ist nicht kompliziert: Beide Seiten müssen dieselbe Liste sehen – das Portfolio-Inventar.
Was sollte der Buchhalter den Makler fragen?
Vier Fragen, mit denen Bea vielem vorbeugt: Welcher neue Vertrag oder welche Änderung ist dieses Jahr zu erwarten? Welche Deckung dient einem zusatzleistungsähnlichen Zweck, und wer sind die Versicherten? Gibt es einen Vertrag, dessen Begünstigter oder Abtretungsempfänger ein Dritter ist (Bank, Leasinggeber)? Und: Welche Beiträge betreffen welchen Zeitraum (wegen der zeitlichen Abgrenzung der Fälligkeitsbeiträge)? Diese Fragen beantwortet der Makler – dokumentiert, damit die Buchhaltung nicht raten muss.
Was sollte der Makler den Buchhalter fragen?
Die umgekehrte Richtung ist genauso wichtig: Mit welchem Umsatz und welcher Mitarbeiterzahl plant das Unternehmen (die Grunddaten der Haftpflicht- und Gruppendeckungen)? Gab es bedeutende Anschaffungen oder Veräußerungen von Vermögensgegenständen (zur Aktualisierung der Sachwerte)? Plant das Unternehmen eine Erweiterung der Zusatzleistungen, und aus welchem Budget? Die Antworten fließen direkt in die jährliche Überprüfung ein.
Und was über beide hinausgeht
Eine wichtige Grenzlinie: Die steuerliche Absetzbarkeit der Versicherungsbeiträge und die steuerliche Behandlung der Zusatzleistungen richten sich nach den jeweils geltenden Steuervorschriften – das ist stets mit dem Buchhalter abzustimmen, der hier das letzte Wort hat; eine Steuerberatung geben weder der Makler noch diese Seite (und auch die Figur Bea nicht!). Was der Makler liefert: zu jedem Vertrag so viele und solche Informationen, dass der Buchhalter sicher entscheiden kann. Die Landkarte zu den Themen: Versicherungsbeitrag als Kostenfaktor und steuerliche Logik der Zusatzleistungen.
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