Der Artikel Fälligkeitstabelle liefert das Warum – diese Seite liefert das fertige Werkzeug. Fünf Spalten, vierteljährliche Routine, und nie wieder verlängert sich ein Vertrag im Stillen. Kopieren Sie sie in Ihre eigene Tabelle und füllen Sie sie aus dem Portfolio-Inventar.
- Die Spalten: Vertrag, Hauptfälligkeit, Kündigungsfenster, diesjährige Aufgabe, Verantwortlicher.
- Das Ordnungsprinzip der Tabelle ist die Zeit: Die Zeilen sind nach der Hauptfälligkeit in Kalenderreihenfolge sortiert.
- Die Nutzung dauert pro Quartal fünf Minuten: Was kommt in den nächsten drei Monaten?
Die Vorlage
| Vertrag | Hauptfälligkeit | Ende des Kündigungsfensters* | Diesjährige Aufgabe | Verantwortlicher |
|---|---|---|---|---|
| Flottenversicherung | 1. Januar | laut Bedingungen (z. B. 30 Tage vor der Hauptfälligkeit) | Fahrzeugliste aktualisieren, Marktvergleich | K. Anna |
| Betriebliches Sachvermögen | 1. März | laut Bedingungen | Werte aktualisieren (neue Maschinenlinie!) | K. Anna |
| Betriebshaftpflicht | 15. Juni | laut Bedingungen | Prüfung der Deckungssumme für die Anforderungen des neuen Auftraggebers | Geschäftsführung |
| Gruppenunfallversicherung | 1. September | laut Bedingungen | Mitarbeiterzahl aktualisieren, neue Mitarbeitende ergänzen | HR |
* Die Länge des Kündigungsfensters ist von Vertrag zu Vertrag unterschiedlich – tragen Sie in jede Zeile das genaue Datum aus Ihren eigenen Bedingungen ein. Die Beispielzeilen sind Illustrationen: Ersetzen Sie sie durch Ihr eigenes Portfolio.
Ausfüllen und Sortieren
Die Quelle sind die Felder 6–7 des Portfolio-Inventars – die Übernahme der Daten von dort dauert zehn Minuten. Sortieren Sie die Zeilen nach der Kalenderreihenfolge der Hauptfälligkeiten: So ist die Tabelle von oben gelesen der Fahrplan des Jahres. Die Spalte „Aufgabe“ wird jährlich aktualisiert: Die Entscheidungen der jährlichen Überprüfung fließen hier konkret zurück – nicht auf der Ebene von „mal draufschauen“. Eine nützliche Ergänzung ist eine sechste, Signal-Spalte: eine Hervorhebung der Zeile, in der dieses Jahr ein Marktvergleich ansteht.
Die vierteljährliche Routine
Die Nutzung der Tabelle ist eine einzige, wiederkehrende Frage: Was kommt in den nächsten 90 Tagen? Vierteljährlich fünf Minuten: das Durchgehen der Hauptfälligkeiten und Fensterfristen des kommenden Zeitraums, und wenn ein Fenster naht, das Anstoßen des Prozesses – Datenaktualisierung, Entscheidung über den Marktvergleich, Fahrplan für den Wechsel. Kombiniert mit einer Kalendererinnerung (6 Wochen vor Ende des Fensters) läuft das System praktisch von selbst. Bei einem Maklerauftrag übernehme ich diese Beobachtung – die Tabelle gehört trotzdem dem Unternehmen: Transparenz lässt sich nicht auslagern.
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