Jede Ordnung beginnt mit einem Inventar: Was ist überhaupt vorhanden? Das Portfolio-Inventar ist der Gesamtbestand der Versicherungsverträge des Unternehmens in einer Tabelle – mit zehn Feldern, die im Schadenfall, zur Hauptfälligkeit und in der Buchhaltung genau das sagen, was man wissen muss. Kopieren Sie sie, füllen Sie sie aus, und die Ordnung hat begonnen.
- Eine Zeile = ein Vertrag; zehn Felder, aus denen sich auch die Fälligkeitstabelle und die Deckungslandkarte speisen.
- Das Ausfüllen aus den bestehenden Policen dauert 30–60 Minuten – einmalige Arbeit, mit jährlicher Pflege.
- Die Tabelle lässt sich kopieren: Übertragen Sie sie in Ihr eigenes Tabellenprogramm und führen Sie sie danach.
Die Vorlage
| Feld | Was eintragen? | Beispiel |
|---|---|---|
| 1. Vertrag | Der umgangssprachliche Name der Deckung | Betriebliche Sachversicherung |
| 2. Policennummer | Die Kennung des Versicherers | VB-12345678 |
| 3. Versicherer | Der Vertragspartner | (Name des Versicherers) |
| 4. Was ist gedeckt? | Einzeiliges Inhaltsresümee | Gebäude + Einrichtung + Warenlager, Feuer-Elementar-Einbruch |
| 5. Versicherter / Standort | Für wen/was, wo | Muster GmbH, 1111 Budapest, Beispielstraße 1. |
| 6. Hauptfälligkeit | Der Stichtag | 1. März |
| 7. Kündigungsfenster | Von wann bis wann gehandelt werden kann | laut Bedingungen, z. B. bis 30 Tage vor der Hauptfälligkeit |
| 8. Jahresbeitrag + Rhythmus | Betrag und Zahlungshäufigkeit | … Ft/Jahr, vierteljährlich |
| 9. Begünstigter / Abtretungsempfänger | Dritte Partei, falls vorhanden | … Bank Zrt. (Leasing, bis 2027) |
| 10. Zuständige Person + letzte Überprüfung | Interner Verantwortlicher und Datum | Kovács Anna, 08/2026 |
Das Beitragsbeispiel in Feld 8 ist bewusst leer: Es ist aus der eigenen Police auszufüllen. Für Feld 7 liefert die genaue Regel immer die eigene Bedingung.
Tipps zum Ausfüllen
Die Quelle ist die Police, nicht die Erinnerung – fehlt eine Angabe, ist das bereits selbst ein Befund (fehlendes Dokument: Dokumentenordnung). Die Disziplin bei Feld 4 ist wichtig: eine Zeile, in Alltagssprache – die Details stehen in der Police, das Inventar verschafft den Überblick. Feld 9 wird am häufigsten leer gelassen: die Angabe der abtretungsberechtigten Bank oder des Begünstigten ist im Schadenfall eine Schlüsselinformation. Und Feld 10 macht das Inventar lebendig: ohne Zuständigen und Datum wird auch das Inventar nur eine alte Datei.
Was baut darauf auf?
Das Inventar ist der Grundstein der Portfolio-Ordnung: Aus den Feldern 6–7 entsteht die Fälligkeitstabelle, aus den Feldern 4–5 die Deckungslandkarte, die Felder 8–9 nutzt der Buchhalter (Buchhalter und Makler). Ihre jährliche Pflege ist der erste Punkt der Durchsicht zur Hauptfälligkeit – und falls Sie beim ersten Ausfüllen Hilfe brauchen: Auf Wunsch helfe ich dabei (Portfolio-Durchleuchtung).
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