„Wir bitten um eine Bestätigung Ihrer Versicherung" – ein zunehmend routinemäßiger Satz beim Vertragsabschluss. Die Bitte ist berechtigt und erfüllbar; die Frage ist nur, ob das Unternehmen sie schnell und präzise erfüllen kann. Dieser Artikel bringt die Gattung der Versicherungsbestätigung in Ordnung.
- Die Versicherungsbestätigung ist die Bestätigung des Versicherers (oder des Maklers) darüber, dass eine bestimmte Deckung mit einem bestimmten Inhalt besteht.
- Ihre normale Bearbeitungszeit ist kurz, aber nicht null – sie muss auf Angebots- und Vertragsfristen abgestimmt angefordert werden.
- Auch die umgekehrte Richtung ist wichtig: was Sie von Ihren Subunternehmern und Zulieferern verlangen sollten.
Was ist das, und was enthält es?
Die Versicherungsbestätigung ist ein knappes, offizielles Dokument: Sie nennt den Versicherten, die Art der Deckung, die wichtigsten Deckungssummen, die zeitliche und räumliche Geltung sowie das Ausstellungsdatum. Sie ersetzt nicht die Police und legt auch keine geschäftlichen Details offen – sie sagt genau so viel, wie für das Vertrauen des Partners nötig ist. Sie kann auf Ungarisch und in einer Fremdsprache angefordert werden; im Auslandsgeschäft ist die englischsprachige Fassung der Standard: Erwartungen ausländischer Auftraggeber.
Wie beschaffen Sie sie – und wann?
Die Bestätigung stellt der Versicherer aus, bei einem Maklerauftrag koordiniere ich die Anfrage: Teilen Sie mit, was der Partner verlangt (Typ, Limit, Sprache, gegebenenfalls ein Formblatt), und die Runde läuft an. Rechnen Sie mit einer normalen Bearbeitungszeit – nicht mit Wochen, aber auch nicht mit Minuten –, deshalb muss die Anfrage bei Tender- und Vertragsfristen im Voraus terminiert werden: Versicherungsanforderungen bei Tendern. Zwei häufige Stolpersteine: Der Partner sieht auf der Bestätigung ein niedrigeres Limit als ausgeschrieben (erst Deckung erhöhen, dann bestätigen lassen), und der Ablauf der Bestätigung – bei einem langen Projekt muss bei der Verlängerung auch eine neue Bestätigung gesendet werden.
Die umgekehrte Richtung: Was sollten Sie verlangen?
Arbeitet das Unternehmen mit Subunternehmern und Zulieferern, kehrt sich die Frage um: Deren Fehler kann auf Ihr Projekt zurückfallen. Die gute Praxis ist die vertragliche Versicherungsklausel (welche Deckung Sie von ihnen verlangen) und das Einholen der Versicherungsbestätigung – bei größeren Kooperationen mit jährlicher Aktualisierung. Das ist kein Misstrauen, sondern dieselbe Professionalität, die auch Ihre eigenen Partner von Ihnen erwarten. Die Details der Ketten-Logik: Projektversicherungs-Überblick. Und die Lehre auf Systemebene: Die schnelle Fähigkeit zur Bestätigung ist ein Nebenprodukt eines geordneten Portfolios – wo Fälligkeitstabelle und Dokumentenordnung gepflegt werden, ist die Anfrage nach einer Bestätigung Routine, keine Feuerwehrübung.
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