Im Schadenfall gibt es zwei Arten von Unternehmen: eines, das die Police sucht, und eines, das sie in zwei Minuten zur Hand hat. Der Unterschied ist kein Glück, sondern eine einfache, einmal aufgebaute Dokumentenordnung – die sich zudem bei der Fälligkeit, in der Buchhaltung und bei Prüfungen genauso auszahlt.
- Pro Vertrag ein Ordner, mit derselben Struktur: Police, Bedingungen, Beitragsnachweise, Korrespondenz, Schadenakten.
- Die Ordnung sollte digital sein – Papier ist die Kopie, nicht das Original.
- Über den Ordnern steht eine Übersicht: das Portfolio-Inventar, das festlegt, was existieren muss.
Die Struktur: einfach und einheitlich
Das funktionierende Minimum: auf einem gemeinsamen Laufwerk ein Verzeichnis „Versicherungen“, darin pro Vertrag ein Ordner, in jedem dieselben fünf Unterordner – Police und ihre Änderungen; die bei Vertragsabschluss gültigen Bedingungen (!); Beitragszahlungsnachweise; Korrespondenz mit Versicherer und Makler (einschließlich der Änderungsmeldungen); und die Akten zu Schadenfällen. Das Speichern der Bedingungen verdient besondere Hervorhebung: Bei einem Schaden ist die zum Zeitpunkt des Schadenereignisses gültige, zum Vertragsbestandteil gewordene Bedingung maßgeblich – speichern Sie deshalb sowohl die bei Vertragsabschluss geltende Bedingung als auch jede spätere Änderung und Mitteilung zur Hauptfälligkeit als PDF.
Die Masterliste
Über den Ordnern braucht es eine einseitige Übersicht: was besteht, wo, bis wann – das ist das Portfolio-Inventar, im Paar mit der Fälligkeitstabelle. Beide zusammen bilden das Rückgrat der Ordnung: Die Liste sagt, was in den Ordnern sein muss, die Ordner belegen, dass es vorhanden ist. Neuer Vertrag, Änderung, Beendigung: zuerst auf der Liste, dann im Ordner.
Wer sollte Zugriff haben – und wann?
Die Dokumentenordnung funktioniert nur, wenn sie nicht nur im Kopf einer einzigen Person existiert: Neben der Geschäftsführung sollten der Finanz- bzw. Büroverantwortliche und bei Bedarf der Buchhalter Zugriff haben (Buchhalter und Makler). Im Schadenfall ist das ein in Minuten messbarer Vorteil: Die ersten Punkte der Checkliste zur Schadenmeldung verweisen genau auf diese Dokumente. Und auch in der jährlichen Routine bringt diese Ordnung die Beschleunigung: Die Überprüfung beginnt nicht mit einer Dokumentensuche, sondern mit Entscheidungen.
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