Kárnál két cég létezik: amelyik keresi a kötvényt, és amelyik két perc alatt előveszi. A különbség nem szerencse, hanem egy egyszerű, egyszer felépített dokumentum-rend – ami ráadásul évfordulónál, könyvelésnél és ellenőrzésnél is ugyanígy kifizetődik.
- Szerződésenként egy mappa, azonos szerkezettel: kötvény, feltételek, díjigazolások, levelezés, kár-akták.
- A rend digitális legyen – a papír másolat, nem mester.
- A mappák fölött egy áttekintő él: a portfólió-leltár, amely megmondja, minek kell léteznie.
A szerkezet: egyszerű és egyforma
A működő minimum: egy közös meghajtón egy „Biztosítások” könyvtár, benne szerződésenként egy mappa, mindegyikben ugyanaz az öt alkönyvtár – kötvény és módosításai; a kötéskori feltételek (!); díjfizetési igazolások; levelezés a biztosítóval-alkusszal (beleértve a változás-bejelentéseket); és kárügyek aktái. Kárnál a káresemény időpontjában hatályos, a szerződés részévé vált feltétel az irányadó – ezért érdemes a kötéskori feltételt és minden későbbi módosítást, évfordulós értesítést is elmenteni PDF-ben.
A mester-lista
A mappák fölé egy egyoldalas áttekintő kell: mi él, hol, meddig – ez a portfólió-leltár, az évforduló-táblával párban. A kettő együtt adja a rend gerincét: a lista megmondja, minek kell a mappákban lennie, a mappák pedig igazolják, hogy megvan. Új szerződés, módosítás, megszűnés: először a listán, aztán a mappában.
Ki férjen hozzá – és mikor?
A dokumentum-rend akkor él, ha nem egyetlen ember fejében van: az ügyvezető mellett legyen hozzáférése a pénzügyes-irodavezető gazdának és szükség szerint a könyvelőnek (könyvelő és alkusz). Kárhelyzetben ez percekben mérhető előny: a kárbejelentési checklist első pontjai pont ezekre a dokumentumokra mutatnak. És az éves rutinban is ez a rend hozza a gyorsulást: a felülvizsgálat nem irat-vadászattal indul, hanem döntésekkel.
Kérdés a saját cégére szabva? Foglaljon 20 perces díjmentes konzultációt →
